Увеличение эффективности бизнеса: пять ошибок управления, которых следует избегать

У людей, работающих в той или иной сфере достаточно долгое время, вошло в практику составлять списки типичных ошибок, которых необходимо избегать. Поскольку автор имел дело со многими поставщиками и покупателями технологий управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management - BPM), он имел возможность убедиться, чего стоят неверные шаги в смысле времени, денег, результатов проектов и карьеры. Не повторяйте чужих ошибок - воспользуйтесь опытом тех, кто уже совершил их!

Ошибка № 1: Доверие к рекламе поставщиков. В любой сравнительно новой растущей и конкурентоспособной области программного обеспечения вы найдете множество участников рынка, расхваливающих себя, чтобы увеличить долю своего присутствия, поэтому бывает непросто отделить зерна от плевел. Например, практически все поставщики систем управления эффективностью бизнеса утверждают, что их системы имеют унифицированное решение, которое предоставляет однозначное толкование фактов. Наш опыт показывает, что это отнюдь не всегда отражает реальность. Хотя и хочется довериться web-сайтам, брошюрам и демо-версиям поставщиков, необходимо смотреть глубже. Адаптированные к условиям заказчика демо-версии, опытные образцы, тщательная проверка рекомендаций и советы независимых экспертов в данной области - это все способы минимизировать свой риск. Вы также должны иметь в виду, что некоторые руководства для покупателей систем управления эффективностью бизнеса являются каталогами, изданными на деньги рекламодателей. Поэтому ими можно пользоваться как списками наиболее популярных поставщиков, но они вряд ли могут помочь отделить факты от вымыслов.

Ошибка № 2: Попытка слишком много сделать своими силами. Организация с большим IT отделом может захотеть приобрести сравнительно недорогие средства и создать системы управления эффективностью бизнеса самостоятельно. В действительности такой подход может оказаться весьма дорогостоящим, если принять во внимание количество человеко-часов, необходимых для создания надежной системы управления эффективностью бизнеса из, фактически, "полуфабрикатов". Кроме того, системы BPM требуют хороших специалистов, которых вам придется нанять, если ваш персонал не обладает соответствующим опытом. Обычно такой подход мотивируется тем, что "никакое готовое приложение не может полностью удовлетворить наши специфические нужды". Однако, несмотря на то, что каждая организация по-своему уникальна, ключевые бизнес-процессы, которые можно автоматизировать с помощью систем управления эффективностью бизнеса, оказываются на удивление похожими. Более того, современные пакеты решений по управлению эффективностью бизнеса предлагают достаточно надежные и разнообразные функциональные возможности, что позволяет вам использовать те функции, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса. Все пакеты могут быть приспособлены под конкретные нужды с помощью встроенных средств, которые позволяют задать список бухгалтерских счетов, структуру организации и формат отчетов. Тем не менее, эти пакеты не могут сделать все. Есть области, например, операционная аналитика, над которыми многие поставщики все еще работают и которые каждый пользователь может приспособить под свои нужды. Поэтому имеет смысл приобретать пакеты решений по управлению эффективностью бизнеса для использования их в ключевых процессах - бюджетировании, консолидации данных, отчетности и поддержки инструментальных панелей, а с помощью встроенных средств усиливать и расширять собственные решения.

Ошибка № 3: Самостоятельность в выборе решения. Системы управления эффективностью бизнеса не похожи на другие IT-проекты. Это хорошо заметное стратегическое средство, которое будет работать на всю компанию, поэтому правильный выбор имеет огромное значение с точки зрения как конкурентоспособности компании, так и соответствия ее нуждам. Кто-то может сказать, что все это очень похоже на систему планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning, сокр. ERP), но автор статьи категорически не согласен. Системы ERP автоматизируют важную бэк-офис задачу, но можно ли их назвать стратегическим средством? Кроме того, скольких руководителей среднего звена непосредственно касаются системы ERP? А средства управления эффективностью бизнеса включают системы, которыми непосредственно будет пользоваться буквально каждый менеджер компании. Помимо этого, компоненты систем управления эффективностью бизнеса могут стоить дешевле, чем компоненты систем ERP, но это все равно существенные инвестиции, срок окупаемости которых - 7-10 лет. Вам придется жить с теми системами управления эффективностью бизнеса, которые вы выберете, поэтому так важно сделать правильный выбор. Одни из самых дешевых способов - прислушаться к советам тех, кто уже имеет опыт в этом деле. Наймите эксперта. Опыт работы с системами управления эффективностью бизнеса все еще не так часто встречается даже среди 1000 ведущих компаний в рейтинге журнала Fortune. Чтобы найти непредвзятого эксперта, опыт которого не ограничивается работой только с одним поставщиком, вам, возможно, придется провести довольно широкий поиск.

Ошибка № 4: Добавление инструментальной панели к Хранилищу. Компании, которые уже создали Хранилище данных, находятся во всеоружии. Они сделали решающий шаг к успеху в управлении эффективностью бизнеса: собрали все ключевые данные в центральном Хранилище, используя общий набор метаданных. Но простое помещение "модной" инструментальной панели поверх всего не превратит обыкновенное Хранилище данных в систему управления эффективностью бизнеса. Не забывайте, что все три ключевых элемента управления эффективностью бизнеса - содержание, процессы и технология - являются необходимыми. Вы должны заниматься такими процессами, как бюджетирование и консолидация данных. Обратите внимание на содержание, т.е. на ключевые показатели эффективности и отчеты, а также на те данные, которые они содержат. И наконец, технология подразумевает нечто большее, чем просто центральное Хранилище данных: она также требует поддерживающих систем и приложений. Используйте ваше Хранилище данных как начальную основу для системы управления эффективностью бизнеса. Определите процессы, которые должны быть автоматизированы для пополнения Хранилища данных, такие как бюджетирование и консолидация данных, и приобретите соответствующие приложения. Поработайте с ведущими менеджерами вашего бизнеса, чтобы определить, какие ключевые показатели эффективности должны быть представлены на вашей инструментальной панели. И только затем вы можете добавить в ваше Хранилище данных технологию инструментальной панели в качестве завершающего элемента.

Ошибка № 5: Игнорирование всех подразделений кроме финансового отдела. Вполне вероятно, что ваш проект управления эффективностью бизнеса будет инициирован финансовым отделом - по вполне понятным причинам. Но вы совершите ошибку, если оставите продажи, маркетинг, обслуживание, производство и другие ключевые элементы вашего бизнеса за бортом. Ценность инвестиций в систему управления эффективностью бизнеса может быть многократно увеличена, если распространить ее на отделы, зарабатывающие прибыль, разрабатывающие новые продукты, производящие товары и оказывающие услуги. Кроме того, если включить сюда и отделы доставки, вы можете улучшить эффективность их работы и найти возможности для экономии средств. Если не подумать о них вначале, вы можете купить систему, которую они не захотят или не смогут использовать. Система управления эффективностью бизнеса должна охватывать всю компанию. Для того, чтобы достичь этого, сформируйте группу из специалистов разных отделов в самом начале процесса. Эта группа должна участвовать в определении и ранжировании требований к системе, а также в оценке поставщиков. После начала проекта группа должна регулярно получать информацию о прогрессе в его выполнении.

Мы, кажется, говорили в начале о пяти ошибках? Вот еще одна, потенциально самая дорогостоящая.

Бонус от автора: почему ошибочно предположение о том, что IT может справиться со всем. Возможно, наиболее дорогостоящая ошибка - доверить весь процесс IT отделу, в том числе определение требований, реинжиниринг финансовых процессов, выбор поставщиков, внедрение, обучение и тем более общее управление проектом. Рассмотрим первый пункт из этого списка - определение требований. Вашим партнером здесь должна быть бизнес-пользователи компании, иначе итоговая система не достигнет цели. И это не обсуждается. При всем должном уважении к талантливому IT-персоналу, общий менеджмент проекта по управлению эффективностью бизнеса обычно находится за пределами разумных возможностей менеджера IT проектов. В отличие от большинства других IT-проектов, эта роль включает решение таких проблем, как примирение мощных соперничающих интересов внутри самой компании. Одновременное внедрение нескольких компонентов управления эффективностью бизнеса - это несколько самостоятельных проектов в пределах одного. Кроме того, IT-отделу и так найдется работа: оптимизировать инфраструктуру, устанавливать программное обеспечение и базы данных, выявлять, оптимизировать и перемещать данные и т.д. Вам понадобится помощь! Беспристрастный внешний эксперт, понимающий ваш бизнес, может оказаться поистине бесценным.

Литература

По материалам статей, опубликованных в февральском и мартовском выпусках DM Review Magazine.